„Bring Your Own Device“: 7 Tipps, wie Firmen mit privaten Smartphones und Tablets am Arbeitsplatz umgehen

Unternehmen erleben den Trend, dass Mitarbeiter ihre privaten Smartphones, Tablets und Laptops auch im Job verwenden. Dies wird als Bring Your Own Device (BYOD) bezeichnet. Unternehmen sparen damit Kosten, für junge High Potentials ist die Verwendung eigener Geräte mitunter Bedingung für einen Jobwechsel. IT-Experten meinen, dass Unternehmen kaum noch eine Chance haben, BYOD zu verbieten. Mobilität für jeden, jederzeit und überall sei in den Unternehmen bereits Realität. Dabei wird ein grundlegendes Umdenken von IT-Sicherheitsleuten und Juristen gefordert, den Einsatz privater mobiler Geräte und Applikationen grundsätzlich zu erlauben und das Augenmerk auf taugliche Sicherheitslösungen zu richten. Was also tun? Alles erlauben oder verbieten? Wie rechtlich absichern?

Gibt der Arbeitgeber keine klaren Richtlinien vor, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Geräte eigenmächtig einsetzen. Der unkontrollierte Einsatz privater Geräte bedeutet aber das höchste Sicherheits- und Haftungsrisiko für das Unternehmen. Denn die IT-Sicherheit im Unternehmen und ein wirksames Kontrollsystem und Risikomanagement gehören zu den Pflichten der Geschäftsführung. Hier kann der Geschäftsführer dem Unternehmen gegenüber sogar persönlich haften. Umgekehrt können Schadenersatzansprüche des Unternehmens gegenüber Dritten (Hackern) aufgrund von Mitverschulden des Unternehmens beschränkt sein, wenn keine geeigneten Schutzmaßnahmen gegen Datenverlust und –missbrauch getroffen werden. Auch Versicherungen springen in solchen Fällen u.U. nicht ein.

Rahmenbedingungen schaffen

Jedes Unternehmen sollte daher prüfen, in welchem Umfang mobiles Arbeiten in seiner Organisation notwendig ist. Ist diese Frage geklärt, kann es in IT- und BYOD-Richtlinien die Rahmenbedingungen für das mobile Arbeiten schaffen. Kommen private Geräte der Mitarbeiter zum Einsatz, ist zusätzlich zum Arbeitsvertrag eine individuelle Nutzungsvereinbarungen mit jedem Mitarbeiter zu schließen; denn hier ist das Privateigentum des Mitarbeiters betroffen, über welches der Arbeitgeber ohne Zustimmung des Mitarbeiters nicht einseitig verfügen kann. Da bei der Überwachung der IT-Sicherheit oft auch ein Fernzugriff des Arbeitgebers auf die mobilen Geräte notwendig ist, ist der Betriebsrat einzubinden.

Die Checkliste für eine solche Nutzungsvereinbarung:

• Zu regeln ist, welche Software, inkl. Antivirensoftware, und Apps zu verwenden sind, um die Sicherheitsstandards des Unternehmens zu gewährleisten. Das Unternehmen kann bestimmte Software freigeben. Es gibt mittlerweile von Sicherheitsfirmen zertifizierte „sichere“ Apps; zu beachten ist, dass Apps für die berufliche Verwendung zugelassen sind, um Copyright-Verletzungen nach den Lizenzbedingungen auszuschließen.

• Das Unternehmen hat nach Datenschutzgesetz (DSG) zwar den Schutz der Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte sowie Verlust und Zerstörung zu gewährleisten, es darf aber umgekehrt keine private Korrespondenz und Daten des Arbeitnehmers kontrollieren oder löschen. Eine strenge Trennung von beruflichen und privaten Daten auf den Geräten der Mitarbeiter ist somit ein Muss. Daher sollten keine Firmendaten lokal auf dem privaten Gerät gespeichert werden. Der sichere mobile Zugriff ist technisch durch entsprechende Software möglich. Dabei werden Firmendaten in einem gesicherten Bereich getrennt von den privaten Daten gespeichert und verarbeitet. Der Arbeitnehmer greift über einen gesicherten Zugang auf die Firmendaten zu. Private Daten bleiben davon unberührt. Besteht eine strikte technische Trennung von beruflichem und privatem Bereich, kann der Arbeitnehmer das Gerät auch in der Familie weitergeben und der Datenschutz bleibt dennoch gewahrt.

• Auch die sichere Verwahrung und die Verwendung des Geräts sind zu regeln. Jedes Gerät ist durch ein Passwort zu schützen, Daten sind zu verschlüsseln. Der Mitarbeiter ist zu verpflichten, dass Gerät sicher zu verwahren, also z.B. nicht sichtbar im Auto. Versicherungen können ein Thema sein.

• Zu regeln ist etwa auch der Ausschluss bzw. die Beschränkung der Haftung im Fall von Beschädigung, Verlust oder Diebstahl des Geräts. Rechtlich kann der Arbeitgeber sonst nämlich für Verlust oder Beschädigung des privaten Geräts haften, wenn der Schaden typischerweise mit der konkreten Arbeitsleistung verbunden ist, nach der Judikatur z.B. bei Schäden am privaten Kfz.

• Der Mitarbeiter hat den Fernzugriff auf das Gerät zu erlauben, insbesondere zum Löschen der Daten im Fall des Verlusts oder Diebstahls eines Geräts oder bei seinem Ausscheiden aus dem Job. Hier ist auf private Daten des Mitarbeiters zu achten.

• Die regelmäßige Vornahme von Updates und der Synchronisierung des privaten Geräts ist sicherzustellen. Auch hier ist die Trennung von Beruf und Privat wesentlich, um Datenschutzverletzungen in beiden Bereichen auszuschließen.

• Klare Regeln helfen dem Unternehmen, das Haftungsrisiko einzugrenzen, wenn etwa durch Verlust eines Gerätes Kundendaten verloren gehen oder durch unerlaubten Download von urheberrechtlich geschützten Inhalten, Software und Apps oder eingeschleppten Viren Dritte zu Schaden kommen.

Der Arbeitgeber haftet nämlich, wenn seine Arbeitnehmer Dritten Schaden zufügen. Ein Rückgriff beim Arbeitnehmer ist ausgeschlossen, wenn der Schaden durch eine entschuldbare Fehlleistung entstanden ist. Bei Fahrlässigkeit kann das Gericht den Ersatz noch herabsetzen oder ganz erlassen. Das Gleiche gilt, wenn der Schaden beim Arbeitgeber eintritt. Im Ergebnis bleibt der Schaden also meist beim Arbeitgeber hängen und kann sogar zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers gegenüber dem Unternehmen führen. Eine Haftung ist durch eine Nutzungsvereinbarung abzuwenden, weil sie die Pflichten des Mitarbeiters festlegt.

Fazit

BYOD ist Realität und sollte daher im Unternehmen klar geregelt werden. Dabei sind Einzelvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erforderlich, um Sicherheit von Unternehmens- und Personendaten zu gewährleisten und Haftungen gegenüber Dritten auszuschließen. Geeignete technische Lösungen ermöglichen auch eine weitgehende Verwendung vieler Applikationen. Untätiges Dulden von BYOD schadet dem Unternehmen langfristig sicher. Rechtlicher Rat beim Verfassen von Nutzungsvereinbarungen ist zu empfehlen.

Dr. Bettina Windisch-Altieri ist Rechtsanwältin der Kanzlei Benn-Ibler Rechtsanwälte GmbH. Sie arbeitet spezialisiert im Bereich Telekom- und IT-Recht sowie IP- und Unternehmensrecht. Sie berät in- und ausländische Unternehmen jeder Branche und Größe u.a. zu unternehmensrelevanten Rechtsfragen des mobilen Arbeitens und BYOD und publiziert zu diesem Thema.