Remote Work: Unsere Tipps für ein gelungenes Home Office

Im Kampf gegen den Coronavirus hat die österreichische Regierung ArbeitnehmerInnen zuletzt empfohlen, nach Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten. Nur: An einer gesamtheitlichen Regelung für das Home Office fehlt es ebenso wie in vielen Fällen an unternehmensinternen Spielregeln. Was ist also wichtig für einen reibungslosen Übergang zum Remote Working?

Home Office hierzulande eher selten

Österreich arbeitet von zu Hause aus: Zahlreiche Unternehmen halten sich an die Empfehlungen der Regierung, wenngleich es natürlich nicht überall möglich ist, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Telearbeit zu entlassen. In Österreich ist das ohnehin nicht wirklich üblich:  28,1 Prozent der Österreicher erledigen ihre Arbeit zumindest teilweise auch von zu Hause. Vor allem die größeren Unternehmen (Microsoft, Banken, Provider) setzen auf das Modell, in vielen anderen Branchen und KMUs ist das “Home Office” aber eher selten – und mitunter auch verpönt. Neue Arbeitsformen benötigen meist einfach mehr Zeit.

Ab nach Hause!

Wie dem auch sei, momentan ist alles anders: Covid-19 schränkt die Bewegungsfreiheit deutlich ein, das Home Office gilt mittlerweile mehr als Pflicht denn als Option. Wie aber gelingt der reibungslose Übergang? Wir haben Tipps und Tricks gesammelt.

Home Office: Die rechtliche Situation

Ingrid Reischl, Leitende Sekretärin des ÖGB, klärte bereits gestern über etwaige rechtliche Problemstellen auf: Die Arbeit im Home Office muss in Österreich zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn geregelt werden. Einen Rechtsanspruch darauf gäbe es in nicht. Reischl: “Home Office kann in Betriebsvereinbarungen oder mit konkreten Vereinbarungen für einzelne MitarbeiterInnen geregelt werden”.

Sie appelliert an die Verantwortung der Unternehmen, die Rahmenbedingungen für diese Arbeitsform mit den Beschäftigten zu klären, wenn es ihrem Betrieb noch keine Betriebsvereinbarungen bzw. Einzelvereinbarungen gibt. „Beschäftigte dürfen in dieser Situation nicht mit der Entscheidung alleine gelassen werden, ob und unter welchen Rahmenbedingungen sie von zuhause arbeiten“.

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Außerdem erinnert Reischl daran, dass für ArbeitnehmerInnen im Home Office keine konkreten arbeitsrechtlichen Regeln gelten. Der ÖGB habe deswegen bereits beim “Coronagipfel” der Bundesregierung mit den Sozialpartnern in der Vorwoche die Forderung deponiert, Betroffene durch eine Unfallversicherung besser zu schützen. Wie lange es dauert, bis dahingehend Entscheidungen getroffen werden, ist unklar.

Formen der Telearbeit

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Formen beziehungsweise „Remote-Teams“:

• Satelliten-Teams: 2 oder mehr Teams befinden sich in verschiedenen Büros
• Entfernte Mitarbeiter: Der Großteil des Teams befindet sich in einem Büro, aber einige wenige Mitarbeiter sind weit entfernt
• Vollständig verteilte Teams: jeder ist weit entfernt

Wir gehen davon aus, dass es in den meisten Fällen vollständig verteilte Teams gehen wird, also jede/r MitarbeiterIn wirklich alleine zuhause sitzt und nur per Telefon oder online mit seinen bzw. ihren KollegInnen kommuniziert.

Tipps & Tricks fürs Home Office

In unserem Szenario gehen wir weiter davon aus, dass ab Montag Home Office weitestgehend ansteht und dementsprechend Vorbereitungen getroffen werden müssen. Grundsätzlich gilt: Wenn es noch eine Möglichkeit für einen Testlauf gibt, bietet sich dieser natürlich an. Das Team von Trending Topics sitzt seit Anfang der Woche im Home Office, um etwaige Schwachstellen zeitnah beseitigen zu können – immerhin ist nicht ganz klar, wie lange die aktuelle Situation so bleibt. Klar ist: Von heute auf morgen wird der lästige Virus nicht verschwinden.

Wichtig für Unternehmen

Eine Strategie besprechen

Die Mitarbeiter im Home Office sollten wissen, was wie erwartet wird. Ständige Erreichbarkeit im Chat? Tägliche oder wöchentliche Reportings? Außerdem wichtig: Klare Lösungsabläufe bei Problemen. Wer ist wofür zuständig? Wen kann ich wann und wo erreichen? Umso genauer derartige Punkte vorbesprochen werden, desto besser läuft die Home Office-Phase.

Ziele definieren, Fortschritte verfolgen

Wer im Home Office sitzt, ist schwerer zu „kontrollieren“ als am Arbeitsplatz. Klar ist darum: Telearbeit setzt ein gewisses Maß an Kontrollabgabe durch den Arbeitgeber voraus. Wichtig ist darum auch, vorab erreichbare Ziele zu definieren. Das macht es dem Mitarbeiter auch einfacher, Fortschritte zu dokumentieren.

Klare Regeln für Meetings

Wer schon einmal in einem Videochat mit zehn Personen war, weiß, wie lästig das sein kann. Lags, schlechte Mikrofone, Rückkopplungen – und am Ende reden doch wieder alle gleichzeitig. Darum müssen klare Regeln für die Online-Meetings her. Es bietet sich beispielsweise an, nur kleine Gruppen zu bilden, einen festen Ablaufplan und vor allem auch eine Endzeit festzulegen.

Testen, evaluieren, verbessern

Auch das Remote Working wird sich mit der Zeit besser einspielen. Arbeitsabläufe, die lange Jahre face-to-face passierten, in die digitale Welt zu verlagern, kann aber fordernder werden, als anfangs vielleicht gedacht. Das Team sollte also genügend Zeit bekommen, um sich einzuspielen. Ein wöchentlicher Jour Fixe hilft, Probleme zu besprechen und Lösungen zu finden.

Wichtig für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Umfeld schaffen

Auch wenn es verführerisch ist: Vom Bett oder der Couch aus zu arbeiten ist nicht sinnvoll. Auch zuhause sollte ein fixer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, zumindest ein ordentlicher Schreibtisch. Eine ordentliche Arbeitsatmosphäre ist auch daheim wichtig. Dazu gehört übrigens auch, nicht unbedingt im Pyjama vor dem Laptop zu sitzen. Wer sich umzieht, legt auch den Fokus unbewusst auf die Arbeitssituation.

Kommunikation anpassen

Wer Slack, Google Chat und Co ohnehin auch im Büro verwendet, dürfte gut gerüstet sein. Andernfalls: Ausprobieren, was am besten funktioniert. Kurze Kommunikationswege und ein ordentliches Antwortverhalten von allen Kollegen machen das Home Office deutlich effektiver.

Verlässlichkeit & Disziplin

Wer sonst um 09:00 Uhr im Büro ist, sollte in diesem Zeitraum auch online sein. Disziplin ist wichtig: Es gilt, einen Rhythmus zu schaffen – genauso wie bei einem normalen Arbeitstag. Es sind alle in der gleichen Situation: Wer das Home Office zu locker nimmt, schadet nicht nur dem Arbeitgeber, er oder sie verhält sich vor allem unkollegial. Und: Trackt die Arbeitszeit. Das schafft ein subjektives Sicherheitsgefühl.

To-Do-Listen

Daheim umso wichtiger: Eine Liste mit den anfallenden Aufgaben. So bleibt der Fokus hoch und die paar Aufgaben im Haushalt, die auch zu erledigen wären, verlieren an Reiz. Ist alles erledigt, geht es entspannt in den Feierabend – oder direkt auf die Couch. Dabei aber wichtig: Pausen. Auch die sind ein wichtiger Teil des Tagesablaufs und sollten entsprechend eingeplant werden.

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Keine Panik vor dem Virus – und schon gar nicht vorm Home Office. Das Ganze hat ja auch seine schönen Seiten: Der morgenliche Kampf um zumindest einen Hauch von körperlichem Freiraum in der U-Bahn entfällt, das Frühstück schmeckt zuhause doch am besten und wenn sich alle Seiten bemühen, läuft das schon.