SPAR ICS: Schnelle und präzise Verbesserungen dank Value Stream

Die SPAR Österreich Gruppe als mitteleuropäisches Handelsunternehmen legt höchsten Wert auf die Kund:innenerfahrung und liefert in jedem Unternehmensbereich einen möglichst angenehmen, unkomplizierten Service in bester Qualität. Das kann jedoch eine sehr große organisatorische Herausforderung sein: Bei Dienstleistungen wie dem E-Commerce steht eine große Menge an Applikationen – oder „Produkten“, wie SPAR sie nennt – im Hintergrund. Um alle diese Produkte in optimalen Einklang zu bringen, setzt SPAR ICS, die IT-Gesellschaft des österreichischen Marktführers im Lebensmittelhandel, beim Thema E-Commerce seit geraumer Zeit auf das Konzept des „Value Stream“.

„Neuerungen ohne Probleme durchführen“

Beim Value Stream handelt es sich um einen klar definierten Prozess, bei dem Anforderungen seitens der Business Departments priorisiert und dann in agilen Produktteams umgesetzt werden. Value Stream wird bei SPAR ICS beispielsweise bei Lösungen für E-Commerce oder Kassensysteme erfolgreich verwendet. Konkret bedeutet das, dass die einzelnen verantwortlichen Teams sich regelmäßig exakt aufeinander abstimmen, um signifikante Verbesserungen und Neuerungen bei Dienstleistungen in einer Geschwindigkeit umzusetzen, die andernfalls niemals möglich wäre. Denn ohne Value Stream ist die Organisation wesentlich komplexer und es müssen wesentlich mehr individuelle Absprachen unter den Teams abgehalten werden. Dieses Konzept bedient sich einiger sehr bekannter agiler Projektmanagementmethoden und ist seit längerem bekannt. SPAR ist bei seiner Umsetzung allerdings ein echter Vorreiter.

„Wir entwickeln dank des Value Streams unsere Services immer weiter und am Ende stehen immer eine Verbesserung und ein Mehrwert für die SPAR-Kund:innen und/oder die SPAR-Mitarbeiter:innen. So haben wir zum Beispiel in diesem Jahr in unseren Onlineshops auch in sehr kurzer Zeit den Verkauf von elektronischen Gutscheinkarten ermöglicht. Nur durch den Value Stream konnten wir diese Neuerung schnell und ohne Probleme für unsere Kund:innen bereitstellen“, erläutert Anita Seufer-Wasserthal von SPAR ICS.

Koordinierung durch klare Prozesse und regelmäßige Synchpunkte

Doch wie funktioniert der Value Stream? Die Erfolgsgeschichte beginnt damit, dass alle Anforderungen, die einen der Onlineshops betreffen, in einem gemeinsamen Gremium, bestehend aus allen relevanten unternehmensinternen Stakeholdern, besprochen und priorisiert werden. Der erste Schritt in der technischen Umsetzung ist dann ein Alignment zwischen allen beteiligten Produkten, aus denen sich der Service Onlineshop zusammensetzt. Dabei wird gemeinsam definiert, welches Produkt wie geändert werden muss, damit am Ende die gewünschte Verbesserung im Service erzielt wird. Diese Änderungen müssen natürlich, insbesondere was die Schnittstellen betrifft, sehr gut aufeinander abgestimmt sein, weshalb dieser Austausch auch mehrmals pro Sprint stattfindet.

Außerhalb dieser Meetings arbeiten die Teams dann selbstständig an ihren individuellen Produkten und implementieren dort die besprochenen Änderungen. „Der große Vorteil ist hier, dass alle genau wissen, was das gemeinsame Ziel und die Leitlinie ist und darauf ihre individuellen Aufgaben ableiten können. Das macht die Arbeit wesentlich besser organisiert und schneller. Wir können so alle drei Wochen Themen produktiv in unserem System umsetzen. Dadurch sind wir schon sehr weit, was agiles Arbeiten angeht“, so Seufer-Wasserthal.

Value Stream findet Einzug bei SPAR-Kassensystem

So ein System lässt sich jedoch nicht so einfach implementieren, gibt Seufer-Wasserthal zu bedenken. „Ein Value Stream erfordert viel harte Arbeit, man muss da wirklich dranbleiben. In einem Unternehmen müssen dafür bereits bestimmte organisatorische Voraussetzungen bestehen. Es braucht ganz klar definierte Prozesse und vor allem end to end verantwortliche, stabile Produktteams, die nach dem gleichen Takt arbeiten.“ Bis ein Value Stream wirklich funktioniert, brauche es zuerst viel Zeit und Aufwand. „Doch wenn es erstmal richtig läuft, kann man hohe Qualität in sehr kurzer Zeit liefern und es macht auch noch Spaß“, sagt Anita Seufer-Wasserthal.

Ein wichtiges Beispiel dafür, wie gut der Value Stream funktioniert, hat sich im ersten Corona-Lockdown 2020 gezeigt. SPAR wollte damals Angestellten im Landeskrankenhaus Salzburg einen speziellen Onlineshop bieten. Dabei sollten sie dank eigener Slots und Abholstationen besseren Zugang zu Lebensmitteln und anderen Produkten erhalten. Durch den Value Stream konnte SPAR ICS diesen Shop in nur drei Wochen umsetzen. Momentan kommt der Value Stream vor allem in der E-Commerce-Abteilung von SPAR zum Einsatz. Er findet aber auch bereits Einzug beim Kassensystem und damit auch im physischen Handel.