whatchado steigert Effizienz und startet in die 4-Tage-Woche

Vincent Amadeus Christa ist Digital Marketing Manager bei whatchado. Die Wiener Video-Karriereplattform nahm die Herausforderungen einer neuen Arbeitswelt zum Anlass, sämtliche Prozesse der Verwaltung, Organisation und internen Zusammenarbeit zu optimieren. Die eingesparte Zeit kommt nun dem gesamten Team des Unternehmens zugute: Seit 1. Januar 2022 gilt für alle die 4-Tage-Woche mit 32 Stunden bei vollem Gehalt. 

In diesem Gastbeitrag legt er am Beispiel seines Unternehmens dar, warum die Vier-Tage-Woche das Arbeitszeitmodell der Zukunft darstellt und wie diese bei whatchado umgesetzt werden konnte.

Ein Start ins Ungewisse

Begonnen hat bei uns alles mit den Erfahrungen aus dem Beginn der COVID-19-Pandemie. 2020 war unsere gesamte Organisation einige Wochen in Kurzarbeit, inklusive unseres Managements und der Geschäftsführung. In diesen Tagen hatten wir unsere Arbeitszeit auf zehn bis vierzig Prozent reduziert. Schnell stellten wir fest, dass hohe Motivation, fortschrittliche Projektorganisation und reibungslose Zusammenarbeit unseren Erfolg begründen – und nicht die 40-Stunden-Woche. 

Da wir seit jeher cloudbasiert zusammenarbeiten, war es bei whatchado bereits vor Beginn der Corona-Pandemie möglich, in Absprache mit den jeweiligen Team Members aus dem Home Office zu arbeiten. Dies erwies sich als entscheidender Vorteil in der Pandemie. Als viele Unternehmen gezwungen waren, in den Lockdowns neue Strukturen für ihre Zusammenarbeit zu entwickeln, um die Herausforderungen der Pandemie zu meistern, konnten wir ohne Übergangsphase aus dem Home Office weiterarbeiten.

Unser Ziel war geboren: die Zusammenarbeit mit unseren Kunden*innen und deren Benutzererfahrung sollte sich ab sofort ebenso reibungslos und unkompliziert gestalten, wie wir es selbst an unserem Unternehmen schätzen.

Produktweiterentwicklung und Effizienzsteigerung 

Als Europas größte Video-Karriereplattform für Berufseinsteiger*innen und Young Professionals unterstützen wir junge Menschen dabei, den für sie passenden Job zu finden. 

Unseren Kunden*innen bieten wir Employer Branding Lösungen, bestehend aus informativen Unternehmensprofilen und authentischen Videos von Mitarbeitern*innen, welche wir selbst produzieren. Außerdem binden wir Stellenanzeigen für Berufseinsteiger*innen und Young Professionals auf unserem Video-Job-Board ein.

Seit Anfang 2020 steht die stetige Optimierung aller Services im Fokus. Alle Inhalte auf whatchado sollen vollumfänglich, unkompliziert und eigenständig zu verwalten sein, vom Unternehmensprofil über Stellenanzeigen bis hin zu Mitarbeiter*innen- und Unternehmensvideos. 

Die Öffnung unserer Plattform für kundeneigene Videoinhalte lieferte den Anlass, einen eigenen Video Upload inklusive Selbstverwaltung zu implementieren. Parallel zu diesen Produktneuerungen mussten außerdem Prozesse und Tools geschaffen werden, um die gewünschte Qualität und Integrität der veröffentlichten Daten zu gewährleisten und eine Anbindung an die internen Datenstrukturen – etwa der whatchado Berufsdatenbank – zu ermöglichen. 

Diese Automatismen lösten nun jene Tätigkeiten ab, welche über die letzten Jahre zu komplexen manuellen Prozessen gewachsen waren. Das Resultat für unser Team: Ein optimiertes Monitoring, kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Kommunikationsaufwand und effizientere Korrekturschleifen. Ein weiteres Projekt zielte auf die Weiterverwendung von veröffentlichten Videos auf whatchado.com ab. Mit einer überarbeiteten Schnittstelle ermöglichten wir es Unternehmen, ihre whatchado Video-Inhalte unkompliziert, effizient und DSGVO-konform mit wenigen Zeilen Code auf ihrer Unternehmenswebsite einzubinden.

Herausfordernde Zeiten als Katalysator

Die Produktion von Video-Formaten bei unseren Unternehmenskunden war über viele Monate der Pandemie nicht möglich. Darum beschritten wir auch hierbei rasch neue Wege.

Die whatchado Stories App ermöglicht es unseren Kunden*innen, ihre Mitarbeiter*innen äußerst kosteneffizient und unkompliziert sprechen zu lassen – und dies bequem mithilfe des eigenen Smartphones. Ein großer Vorteil, nicht nur in Zeiten von Abstandsbeschränkungen der Pandemie.

Gleichzeitig ermöglichten wir im whatchado Business Portal den sofortigen Abschluss eines kostenfreien Test-Zeitraumes unserer Employer-Branding Lösungen – inklusive Drehlizenzen aus der neuen whatchado Stories App.

Mit diesen umfangreichen Weiterentwicklungen unseres Produktportfolios für unsere Kunden*innen gingen außerdem viele Verbesserungen unserer Plattform für unsere User einher, darunter die Verknüpfung der whatchado Berufsbilder mit BIC.at, einer brandneuen Suche, verbesserten Berufstests und vielen weiteren neuen Features. 

Ein willkommener Nebeneffekt

Schon bald war klar, dass unsere zahlreichen Bestrebungen zu mehr Kundennähe, unkomplizierter und umfangreicher Selbstverwaltung und neuen Produkt-Features einen äußerst positiven Nebeneffekt für unser Team aufwiesen: Wir bemerkten eine deutliche Effizienzsteigerung bei geringerer Arbeitslast.

Durch unseren Tätigkeitsbereich in HR, Employer Branding und Recruiting beschäftigen wir uns unentwegt mit Themen rund um “New Work“. Anstatt die gewonnene Zeit für zusätzliche Arbeitspakete zu nutzen, entschied sich unsere Geschäftsleitung zur Einführung der Vier-Tage-Woche auf Basis von 32 Stunden bei vollem Gehalt für alle Mitarbeiter*innen.

Ein Paradigmenwechsel 

Über die vergangenen Jahre vernahmen wir von vielen unserer Kunden*innen, dass sich gerade junge Menschen nicht mehr für die üblichen Fringe-Benefits interessieren würden. Mehr Zeit für ihr Privatleben – also eine sehr ausgewogene Work-Life-Balance – war in vielen Bewerbungsgesprächen oberstes Gebot, so auch in unserem Team. Vor diesem Hintergrund war der Entschluss gefasst, in die Vier-Tage-Woche zu starten.

Die Vorteile überwiegen

Die Mehrheit unserer Belegschaft wünschte sich einen fixen Tag, um die Zusammenarbeit für alle zu vereinfachen. wir stets für unser Team einkaufen. Das reduziert unseren CO2-Abdruck als Unternehmen. 

Außerdem gehen wir davon aus, dass die Vier-Tage-Woche unsere Motivation weiter beflügelt. Wir gewinnen Zeit für das, was uns wichtig ist – unsere Partner*innen, Familien und Freunde.  

Einige Kollegen*innen möchten ihren Hobbys intensiver nachgehen, zum Beispiel in einer Band musizieren. Andere wollen ihren Master nachholen oder sich anderweitig weiterbilden. 

In den nächsten Monaten werden wir untersuchen, wie sich die Reduktion der Arbeitszeit auf unser Unternehmen auswirkt. Wir werden uns zum Beispiel die Krankenstandstage ansehen, um Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand unserer Teammitglieder*innen schließen zu können. Schon jetzt erheben wir regelmäßig die Motivation der Mitarbeitenden – hier können wir also sehr präzise Veränderungen im Befinden feststellen. Im Recruiting wollen wir beobachten, ob sich die Time-to-Hire durch unser Angebot der Vier-Tage-Woche verkürzt. 

Gerne hätten wir es ermöglicht, außerdem von einem anderen Land aus arbeiten zu dürfen, um Urlaub und Arbeit flexibel verbinden zu können. Leider gibt es jedoch viele arbeitsrechtliche Regelungen, die uns dies sehr schwer machen. In diesem Jahr wollen wir uns dafür mit einer weiteren Komponente beschäftigen – dem unbegrenzten Urlaubsanspruch. Auch hierfür gibt es gute Gründe, denn der Urlaubsbedarf von Mitarbeitenden ist sehr unterschiedlich. Was es braucht, ist der Mut zu neuen Ideen und eine freundschaftliche und wertschätzende Zusammenarbeit, in der wir uns gegenseitig absolut vertrauen können. 

Über whatchado

whatchado ist Europas größte Video-Karriereplattform. 2012 von Jubin Honarfar gegründet, hat sich das Unternehmen rasant weiterentwickelt. Stellenanzeigen werden mit über 7.600 Videostories verknüpft, in welchen Menschen direkt aus ihrem Beruf berichten. Damit schafft das Unternehmen Transparenz, schont Recruiting-Ressourcen und minimiert Frustration – sowohl auf Seiten von Bewerber*innen als auch Arbeitgebern. Auf der Plattform gewähren über 550 Unternehmen authentische Einblicke, das whatchado Matching und weitere Karriere- und Persönlichkeitstests geben dabei wichtige Anhaltspunkte zur Berufswahl. In 692 Berufsbildern bietet die Karriereplattform außerdem wichtige Informationen zu beinahe jedem Job – und das kostenfrei.